مشخص کنید که به چند نسخه ترجمه اسناد نیاز دارید.
سپس به همان تعداد از کلیه صفحات اسناد و مدارکی که قرار است ترجمه شوند کپی خوانا و تمیز تهیه کنید (مثلاً اگر می‌خواهید شناسنامه شما در ۵ نسخه ترجمه شود، از کلیه صفحات آن ۵ نسخه کپی بگیرید).
نکته: برخی ممکن است به منظور جلوگیری از احتمال تقلب یا جعل، کپی‌های تهیه شده توسط مشتریان را قبول نکنند.
لذا بهتر است در این خصوص قبلاً با دارالترجمه مورد نظر مشورت کنید و توسط متصدیان مربوطه به دقت با اصل اسناد و مدارک مطابقت داده خواهند شد.
هجی ( Spelling ) کلیه اسامی خاص (اعم از نام افراد یا شرکت‌ها) را دقیق و خوانا یادداشت کنید و به همراه اسناد و مدارک به متصدی دارالترجمه تحویل دهید.
هجی اسامی افراد باید با توجه به هجی به کار رفته در گذرنامه آنها، و اسامی شرکت‌ها باید با توجه به هجی به کار رفته در سربرگ، کارت بازرگانی، یا سایت شرکت نوشته شود.
توجه داشته باشید که اسامی افراد باید دقیقاً مطابق با هجی به کار رفته در گذرنامه آنها باشد (حتی اگر به اعتقاد مشتری نادرست باشد).
نکته ۱: در مورد اسامی دو قسمتی (مانند علیرضا یا تقی‌پور) دقت کنید که آیا دو قسمت اسم در گذرنامه مجزا نوشته شده‌اند یا به صورت پیوسته.
به عبارت دیگر آیا علیرضا به صورت Ali reza نوشته شده یا Alireza . ضمناً به حروف بزرگ و کوچک نیز دقت کنید.
در صورت عدم اطمینان، کپی گذرنامه خود و کلیه دیگر افرادی که قرار است مدارکشان ترجمه شوند را به دارالترجمه و برای همینطور تحویل دهید.
نکته ۲: اگر گذرنامه ندارید یا در مورد هجی اسامی خاص مطمئن نیستید از متصدی دارالترجمه بخواهید که هجی اسامی طبق نظر مترجم نوشته شود.